Der Herr der Daten – Ablagekonzept 

Gehen wir einmal dreißig Jahre zurück, in das Jahr meiner Ausbildung. Rechnungen wurden dort bereits elektronisch verarbeitet, aber stets in Papierform aufbewahrt. Das gleiche galt für Personaldaten. Jedem war klar, dass Personalakten oder Gehaltslisten nicht irgendwo herumlagen. Sie wurden in entsprechenden Ordner abgeheftet, in abschließbaren Schränken aufbewahrt, die in Büros mit eingeschränktem Zugriff standen und sogar in einem Gebäude mit Zutrittsbeschränkungen. 

Rechnungen wurden in Ordner abgeheftet, nach Jahr und Geschäftsfeld sortiert. Je nach Verwendung, Auftraggeber usw. standen Sie in den Büros der jeweiligen Abteilungen. 

Ich kann mich noch daran erinnern, wie groß der Aufwand war, dass ich als Auszubildender Zugriff auf die erforderlichen Daten bekam, die lagen im Rechenzentrum und der Zugriff nicht nur auf die Daten, sondern auch der Zugang zum Rechenzentrum selbst, wurde streng geregelt. 

Und nun betrachten wir die Cloud. In der Coronazeit wurde vielen Unternehmen bewusst, dass es ohne Homeoffice nicht geht, dass man nun von verschiedenen Orten aus arbeiten können muss, dass Teams verteilt sitzen und dass man Kommunikationsmittel benötigt, die dennoch eine Teamarbeit ermöglichen. Die Lösung war die Cloud. 

Wo Daten zuvor rigoros und minutiös bewahrt wurden, setzte schlagartig ein Kulturwandel ein, wohl auch dadurch, dass so recht niemand im Unternehmen wusste, wie man nun sinnvoll mit der Cloud arbeiten kann. 

Das Chaos 

Zwei Probleme ergeben sich nun aus der Nutzung. Es ist aufgrund der vielseitigen Möglichkeiten den Anwendern oftmals nicht klar, wo Daten und Dokumente abzulegen sind und zweitens erkennen sie nicht mehr wer darauf Zugriff hat. 

Als Cloudnutzer kann ich ein Dokument in meinem persönlichen Business-OneDrive oder – schlimmer noch – in meinem privaten OneDrive, dass ich mit meinem Business-OneDrive verbinde, ablegen oder in einem von dutzenden, hunderten oder tausenden Teamräumen oder auf irgendwelchen SharePoint-Seiten. Ich kann aus meinem OneDrive heraus teilen oder Dokumente in den Chat ziehen (und somit wieder irgendwo ablegen, ohne den Ablageort zu kennen). 

Wir wissen also schnell nicht mehr, wo Daten liegen und wer darauf Zugriff hat, aber es wird noch schlimmer: Liegen Dokumente im persönlichen OneDrive und verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, so haben andere keinen Zugriff mehr darauf. 

Dokumente, die ein Mitarbeiter in seinem privaten OneDrive abgelegt hat, sind sogar unwiederbringlich mit seinem Abgang verloren und können auch von ihm unkontrolliert verteilt werden. 

Im Wesentlichen haben wir also die folgenden Probleme: 

• Die Daten liegen irgendwo 
• Irgendwer hat Zugriff 
• Dokumente im OneDrive werden entfernt, sobald ein Benutzer gelöscht wird und stehen anderen nicht mehr zur Verfügung 
• Ist das private OneDrive verbunden, wissen wir nicht, mit wem der Benutzer Dokumente teilt. 

Wie werden Dokumente sinnvoll abgelegt? 

Die Frage, die sich daraus ergibt ist, wo Dokumente sinnvoll abgelegt werden. Dazu lohnt es sich anzusehen, welche Dokumente überhaupt vorkommen und welche Ablagesysteme wir neben der Cloud haben. Daraus kann man verschiedene Klassifikationen und Ablageregeln machen: 

• Finale Dokumente, die in anderen Anwendungen mit eigener Ablage erstellt werden, gehören nicht in die normale M365-Cloud. Dies gilt z.B. für Dokumente im SAP, in Personalverwaltungstools usw. 
• Dokumente mit Bedeutung für das ganze Unternehmen, auf die nur wenige Personen (oder niemand) schreibenden Zugriff hat, werden zentral in SharePoint-Seiten, wie beispielsweise dem Intranet, bereitgestellt. 
• Dokumente der Zusammenarbeit gehören in die entsprechenden MS-Teams-Räume der organisatorischen Einheiten. 
• Prozess- oder Projektdokumente gehören in die entsprechenden Prozess- oder Projektteamsräume. 
• Persönliche Dokumente oder Dokumente mit Entwurfscharakter, die noch nicht in einem größeren Team besprochen oder geteilt werden sollen, können im persönlichen OneDrive for Business abgelegt werden. 
• Das private OneDrive sollte im Unternehmen nicht an die Accounts der Benutzer angeschlossen werden dürfen. 

Die Ablageregeln im Unternehmen dürften eine höhere Komplexität haben, als die hier vorgestellten, aber sie vermitteln schon einen Eindruck darüber, wie der Umgang zu regeln ist. 

Wie strukturiere ich mein Teams oder SharePoint? 

Das sind wesentliche Frage, die man nicht so einfach beantworten kann. Grundsätzlich betrachtet man, wie im Unternehmen gearbeitet wird. Prozesse, Projekte, org. Einheiten usw. haben alle eigenständige Anforderungen den Aufbau betreffend. Hierbei betrachtet man die Abläufe, wie und mit wem geteilt werden soll.  

Prozesse sind der Treiber der Zusammenarbeit. Klassisch baut man Container für Abteilungen und Teams bilden und die Zusammenarbeit darin organisieren. Die Problematik dabei ist, dass Prozessdokumente immer wieder mit anderen Personen aus anderen Teams oder Abteilungen geteilt werden müssen. Hier ist es nicht sinnvoll, ganze Teams einzuladen, sondern jene Personen, die im Prozess gemeinsam arbeiten. 

Nehmen wir an, in einem Prozess arbeiten Personen aus Sales, Projektmanagement, Produktentwicklung und Support zusammen. Anstatt Personen aus diesen vier organisatorischen Einheiten einzuladen, wird ein Teams-Raum für den Prozess definiert und jene Personen berechtigt, die zusammenarbeiten. Das hat zahlreiche Vorteile: 

• Die Dokumente stehen im ganzen Prozess zur Verfügung und müssen nicht verschoben werden. 
• Alle Prozessbeteiligten haben Zugriff und müssen nicht einzeln berechtigt werden, noch haben unautorisierte Zugriff. 
• Der Prozessstatus ist jederzeit offensichtlich. 

• Dashboards mit aktuellen Prozessdaten sind einfach zu pflegen. 

Sind Prozesse komplizierte können auch kleine Anwendungen in SharePoint bauen, die jeweils die Lese- und Schreibberechtigungen dem aktuellen Stand eines Vorgangs anpassen. 

Genauso werden Teams-Räume für organisatorische Einheiten und Projekte definiert. 

Automatisierung 

Automatisierung ist das A und O moderner Datenablagen. Wenn Datenablagen für einen bestimmten Kontext dienen, können wir mittels Automatisierung 

• die Rechte anpassen, 
• den Status ändern, 
• Dokumente schützen, 
• Metadaten hinzufügen. 

Durch einfache Automatisierungen lassen sich schnell große Mehrwerte schaffen. Dabei können sogar die Fachabteilungen selbst für einfache Abläufe sorgen. 

Formulare zur Datenerfassung sind eine weitere Möglichkeit der Automatisierung. Sind diese mit entsprechenden Prozessen verbunden, kann man selbst komplexe Vorgänge einfach abbilden in der Cloud, Daten aus verschiedenen Systemen zusammentragen oder weiterleiten. 

Die Automatisierung erlaubt es auch die Governance-Regeln zu etablieren und Daten mit Löschklassen zu versehen. 

Unser Vorgehen  

Der Ausgang eines Ablagekonzepts ist ein IT-Governance-Workshop bei dem die Anforderungen aufgenommen und die Möglichkeiten besprochen werden. Sie erhalten nicht nur ein Datenablagekonzept, sondern OnePager mit Handlungsanweisungen für die Ablage, eine Roadmap für ein weiteres Vorgehen, eine Reifegradanalyse ihrer Digitalisierung und auch die Grundlage für folgende Projekte wie DSGVO-konforme Lösch-, ein Nutzungs- und Back-up-konzepte.