Wir leben in einer sich ständig schneller verändernden und kleiner werdenden Welt. Dort wo früher lokale Unternehmen gefragt waren, kommen internationale Konkurrenten ins Spiel, die ganz klare Standortvorteile haben: geringere Steuern, geringerer Arbeitsschutz, niedrige Lohnkosten.
In dieser Welt müssen Unternehmen in Deutschland mit Unternehmen aus aller Welt konkurrieren und dazu bedarf es, die Arbeitskraft so effizient wie möglich einzusetzen.
Doch noch immer gibt es viele manuelle Prozesse und viele halbautomatisierte, aber ineffiziente Prozesse, mit denen die Mitarbeiter viel ihrer Zeit verlieren. Arbeitszeit ist aber ein wesentlicher Faktor. Dazu kommt die hohe Fehleranfälligkeit manueller Wiederholungen. Je häufiger die gleiche langweilige und langwierige Aufgabe durchgeführt werden muss, desto eher kommt es zu Fehlern. Automatisierung ist dabei die Lösung. Es geht nicht darum, Mitarbeiter zu ersetzen, sondern sie zu entlasten. Dadurch sinkt die Fehlerquote und die Mitarbeiter können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Am einfachsten gelingt dies, wenn die Mitarbeiter selbst ihre Prozesse automatisieren können und nicht auf langwierige Projekte mit der IT oder externen Dienstleistern abhängig sind. Natürlich kann nicht jeder Prozess so umgesetzt werden, aber viele Standardprozesse in der Verwaltung ließen sich dennoch so einfach digital realisieren.
Die Probleme der Automatisierung durch den Endanwender
Lösungen gibt es einige: Workflowengines und Plattformen bieten schon lange die Möglichkeit dazu, doch gibt es zahlreiche Nebenwirkungen, die man lieber vermeiden möchte:
- Fachabteilungen setzen für sich immer wieder die gleichen Workflows um, sodass zahlreiche ähnliche Workflows entstehen. Eine Änderung im Prozess führt dann dazu, dass eine Vielzahl von Workflows angepasst werden muss. Gibt es keine zentrale Stelle, die alle Workflows kennt, so würde es immer wieder zu Fehlern kommen und ohne weitere Nachforschungen ist es schwer zu erkennen wo diese entstehen.
- Das Wissen ist oft an einzelne Mitarbeiter gebunden. Ein Mitarbeiter entwickelt vielleicht einen Workflow, ohne dass andere überhaupt davon wissen, geschweige denn, ihn kennen. Das führt dazu, dass eine Fachabteilung von diesem Mitarbeiter abhängig ist und in seiner Abwesenheit unter Umständen bestimmte Aufgaben gar nicht mehr durchgeführt werden können, wenn es im Workflow zu einem Fehler kommt.
- Viele Fachabteilungen haben nicht die Mitarbeiter, die solche Workflows alleine umsetzen können. Denn obwohl die wissensschwelle vergleichbar niedrig ist, muss ein Mitarbeiter nicht nur über eine gewisse technische Affinität verfügen, er benötigt auch eine Einarbeitungszeit und, gerade im Anfang, Unterstützung durch Personen mit Expertise.
- Niemand im Unternehmen hat einen Überblick über alle Automatisierungen. Das passiert, wenn Mitarbeiter von sich aus beginnen, Workflows umzusetzen und dies ohne Einschränkungen tun können. Dadurch weiß ggf. niemand ob ein ähnlicher Workflow bereits umgesetzt wurde und als Grundlage dienen kann oder welche Workflows bei Prozessänderungen angepasst werden müssen.
- Fällt ein Mitarbeiter aus, sind viele Workflows nur noch schwer wartbar. Workflowengines zeichnen sich in der Regel nicht durch gute Strukturierungs- oder Dokumentationsmöglichkeiten aus. Das macht viele Workflows schwer lesbar. Was bestimmte Schritte tun, weiß dann nur der Ersteller und Personen mit hohem Expertenwissen.
- Fehler im Workflow können Probleme bewirken, wenn sich niemand bewusst ist, wie die Workflows arbeiten. Ist der Ersteller eines Workflows nicht verfügbar und kommt es zu Fehlern, kann es sein, dass es viel Zeit und viele Ressourcen kostet, die Fehler zu finden.
- Workflows sind gegebenenfalls nicht datenschutzkonform. Nur weil eine Person auf bestimmte Daten Zugriff hat, dürfen diese Daten nicht automatisch beliebig verarbeitet werden. Mittels Workflows ist aber genau das möglich und für andere schwer nachvollziehbar. Ohne Absicht können so ggf. Verstöße gegen die DSGVO erfolgen.
Die Vorteile werden also von starken Nachteilen begleitet. Nicht zuerst genannt, aber besonders wesentlich ist, dass die Datenverarbeitung dadurch nicht mehr datenschutzkonform ist, was zu hohen Strafen gehen kann.
Vorgehen mit einem Plan
Der einzig sinnvolle Weg ist es, Automatisierung planvoll anzugehen. Dazu bedarf es mehrerer Schritte, die in der Vorbereitung erfolgen müssen.
Erstens muss man sich bewusst machen, welche Automatisierungalternativen es im Unternehmen überhaupt gibt. Power Automate als Teil von M365 ist eine Option für alle Anwender der M365 Cloud. SAP Hana ist eine andere Alternative. Auch andere Cloudplattformen bieten Lösungen an. Oftmals bieten auch Dokumentenmanagementsysteme Workflows. Und es gibt stets die Option, Prozesse programmatisch umzusetzen, also mit individueller Programmierung. Man muss also entscheiden, welche Anwendungsfälle in welcher Umgebung umgesetzt werden sollen und welche Richtlinien dabei einzuhalten sind. Dabei entstehen Automatisierungsrichtlinien an die sich alle Mitarbeiter, aber auch Dienstleiter und die IT halten müssen.
Im zweiten Schritt bedarf es eines Automatisierungskonzepts. Darin werden die Anforderungen an die Automatisierungen beschrieben. Das kann sein, dass bestimmte Workflows beantragt werden müssen, wie man seine Workflows dokumentiert, ob eine Prüfung zu erfolgen hat, welche Best Practices einzuhalten sind und wie dokumentiert wird. Auch die Automatisierungsstrategie ist Teil des Konzepts. Es bedarf immer eines Verantwortlichen, der die Automatisierung vorantreibt und das notwendige Know-how ins Unternehmen bringt. Ebenso muss definiert werden, wie man die Übersicht über die ganzen Workflows und automatisierten Prozesse halten kann.
Solche Konzepte sind unbedingt wichtig, aber sie sind kaum hilfreich, wenn ein Mitarbeiter einen Workflow bauen möchte. Damit er schnell entscheiden kann, was erlaubt ist und was nicht, ist es sinnvoll drittens OnePager als Entscheidungshilfe anzubieten, die die wichtigsten Regeln und Entscheidungshilfen in kompakter Form anbieten.
Viertens wird ein Schulungskonzept benötigt, dass regelt, wer befähigt werden soll und auf welche Arten welcher Inhalt vermittelt wird. Das Schulungskonzept beschreibt erforderliches Material und Know-how, um die Automatisierung im Unternehmen voran zu treiben. Bis zu dieser Stelle geht die Konzeption. Nach diesen vier konzeptionellen Schritten können die Mitarbeiter befähigt werden. Schulungsmaterial und Schulungen können daraufhin angeboten werden.
Unser Vorgehen
Wir beginnen mit einem Automatisierungsworkshop, in dem wir die grundlegenden Ziele ermitteln und Möglichkeiten diskutieren. Zuerst erfolgt aus der Zusammenarbeit zwischen Ihnen und uns die Festlegung der Automatisierungsrichtlinien und danach in mehreren Iterationen das Automatisierungskonzept. Danach werden die OnePager zur Automatisierung erstellt.
In einem zweiten Schritt führen wir einen Schulungsworkshop durch, bei dem die User-Adoption im Zentrum steht. Das daraus entstehende Schulungskonzept befasst sich mit der Kommunikation, dem Schulungsmaterial und Schulungen, aber auch weiterführenden Maßnahmen zur Begleitung der ersten Schritte der Automatisierung in Ihrem Unternehmen. Diese Konzepte sind die Grundlage, um mit der eigentlichen Mitarbeiterbefähigung und der Automatisierung der Unternehmensprozesse zu beginnen.
Haben Sie weitere Fragen zur Konzeption oder zur Implementierung? Die HOLAGIL freut sich darauf, Ihre Fragen beantworten zu dürfen und unterstützt Sie gerne dabei, mit den nächsten Schritten fortzufahren. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf, um ab sofort zu finden statt zu suchen.
