Egal, wie viel Sie in tolle Prozesse, modernes Equipment und sinnvolle Konzepte und Richtlinien investieren, letztlich gibt es einen Faktor, der bestimmt, wie erfolgreich all das Wissen in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden kann. Wenn es Ihnen nicht gelingt, Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf die Reise mitzunehmen, dann sind die Erfolge überschaubar.
Was also müssen Sie tun, damit Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit sinnvoll und bestmöglich nutzen können, Prozesse und Richtlinien umsetzen, Konzepte leben und den staatlichen Anforderungen gerecht werden können?
Die Schlagworte sind: Kommunikation, User-Adoption und Schulungen
Kommunikation ist nicht alles
aber ohne Kommunikation ist alles nichts! Natürlich benötigen Sie Richtlinien, Handlungsanweisungen und definierte Prozesse, wenn Sie die Kommunikation zur Verbesserung Ihrer Abläufe nutzen wollen. Aber ohne Kommunikation sind alle Maßnahmen, die Sie treffen können, nicht in Rahmen der Möglichkeiten nutzbar. Also bedarf es guter Kommunikation, damit Sie Veränderungen in Ihrem Unternehmen zum Leben erwecken können.
Kommunikation beginnt vorher! Das ist eine wichtige Erkenntnis, die man bei jeder Veränderung mitgeben kann. Binden Sie Ihre Mitarbeiter so früh wie möglich in die Veränderungen ein. Kündigen Sie das Projekt an, erklären Sie den Sinn, geben Sie ab und zu kleine Updates und sechs bis acht Wochen vor der eigentlichen Einführung (je nach Komplexität auch früher oder später), legen Sie den Starttermin für Veränderungen offen fest und kündigen Sie weitere Informationen an.
Damit alles wirklich gut läuft, ist ein Kommunikationskonzept sinnvoll. Ein Kommunikationskonzept ist ein strategischer Plan, der für Ihre und unter Mitwirkungen von Ihrer Organisation entwickelt wird, um ihre die Kommunikationsziele zu erreichen. Es definiert, wie Sie in Ihrem Unternehmen mit den verschiedenen Zielgruppen kommunizieren werden, welche Botschaften vermittelt werden sollen und über welche Kanäle dies geschehen soll. Das Konzept berücksichtigt die Bedürfnisse und Erwartungen der Zielgruppen sowie die Werte und Ziele der Organisation. Es legt fest, welche Maßnahmen ergriffen werden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, und dient als Leitfaden für die gesamte Kommunikationsarbeit. Ein gutes Kommunikationskonzept ist klar strukturiert, flexibel anpassbar und trägt dazu bei, das Image und den Erfolg Ihres Unternehmens auch intern zu stärken.
Teil eines Kommunikationskonzept ist unter anderem die Situationsanalyse, in der die Ausgangslage und die Zielsetzungen festgelegt werden. Dazu gehört die allgemeine Kommunikation und welche Medien dafür genutzt werden, aber auch die spezielle Kommunikation in Notfällen oder für Projekt- oder Schulungsmaßnahmen. In der Zielgruppenanalyse werden die Bedürfnisse und Erwartungen der verschiedenen Zielgruppen beleuchtet, wie die Zielgruppen Teil der Kommunikation sein können, welche die Botschaften und Inhalte vermittelt werden sollen, die Kommunikationskanäle, über die die Botschaften verbreitet werden, die Maßnahmen und Aktivitäten, die umgesetzt werden, um die Ziele zu erreichen, sowie die Erfolgskontrolle, um die Wirksamkeit der Kommunikationsmaßnahmen zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.
In Bezug auf User-Adoption und Mitarbeiterschulungen ergeben sich weitere konkrete Fragestellungen, die wir in den nächsten Abschnitten beleuchten wollen.
User-Adoption
Useradoption ist ein Begriff, der den Prozess beschreibt, Benutzer an neue Technologien, neue Prozesse oder neue Richtlinien heranzuführen.
Die Useradoption ist essentiell für den Erfolg eines Unternehmens, da Produkte, Verfahren, Prozesse, Richtlinien und Technologien nur dann erfolgreich genutzt werden können, wenn bei den Anwendern und Mitarbeiter die erforderliche Akzeptanz und das Verständnis für die Veränderungen aufgebaut werden können. Eine hohe Useradoption bedeutet, dass Mitarbeiter die Veränderungen befürworten, sie als nützlich empfinden und bereit sind, die Veränderungen mitzutragen.
Es gibt verschiedene Faktoren, durch die man die Useradoption beeinflussen kann, wie z.B. das Benutzererlebnis, die Benutzerfreundlichkeit, der Nutzen der Veränderung, der Mehrwert im Vergleich den bisherigen Prozessen, die Sicherheit, Schulungsmaßnahmen und die Kommunikation. Verständliche Abläufe und gute Erklärungen, sowie eine frühzeitige an sinnvolle Kommunikation tragen im Wesentlichen zur Akzeptanz bei.
Um die Useradoption zu steigern, können Sie in Ihrem Unternehmen gezielte Marketingkampagnen, Schulungen und Anreize für die Benutzer einführen. Sinnvoll ist auch, das Einholen Feedback der Benutzer, um die Abläufe kontinuierlich zu verbessern und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen.
Insgesamt ist die Useradoption ein wichtiger Indikator für den Erfolg eines Produkts oder Services und sollte daher bei der Entwicklung und Vermarktung eines neuen Produkts oder einer neuen Technologie sorgfältig berücksichtigt werden.
Bereits im Kommunikationskonzept werden viele Fragen bezüglich der Useradoption beleuchtet:
- Zielgruppendefinition: Welche Mitarbeiter sind von den Veränderungen betroffen?
- Kommunikationsziele: Welche Ziele sollen mit der Kommunikation erreicht werden? Z. B. Beteiligung an der Prozessgestaltung, Erhöhung der Teilnehmerzahlen an den Schulungen, Akzeptanz durch die Benutzer für die Veränderung, Verbesserung der Nutzerzufriedenheit.
- Botschaften: Welche Kernbotschaften sollen vermittelt werden, um die Useradoption zu fördern?
- Kommunikationskanäle: Welche Kanäle sollen genutzt werden, um die Zielgruppe zu erreichen, z.B. Social Media, Website, Newsletter, Events, Teams, Email etc.
- Timing: Wann sollen die verschiedenen Kommunikationsmaßnahmen umgesetzt werden, um einen optimalen Effekt zu erzielen?
- Budget: Wie hoch ist das Budget für die Umsetzung des Kommunikationskonzepts?
- Erfolgskontrolle: Welche KPIs können gemessen werden, um den Erfolg der Kommunikationsmaßnahmen zu überprüfen und ggf. Anpassungen vorzunehmen?
- Verantwortlichkeiten: Wer ist zuständig für die Umsetzung der verschiedenen Kommunikationsmaßnahmen und die Überwachung des Kommunikationserfolgs?
- Maßnahmen zur Nachhaltigkeit: Welche Maßnahmen sollen ergriffen werden, um die Useradoption langfristig zu fördern und aufrechtzuerhalten?
Ein weiterer sinnvoller Faktor für die Useradoption sind Keyuser bzw. sogenannte Multiplikatoren. Diese „Power-User“
Schulungsmaßnahmen und Schulungen
Kommunikation und Nutzerakzeptanz sind zwei wesentliche Elemente, um Veränderungen langfristig erfolgreich im Unternehmen zu etablieren. Es gibt eine Vielzahl von Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter, die je nach Branche, Unternehmensgröße und individuellen Bedürfnissen variieren können. Einige gängige Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter umfassen:
- OnePager für die schnelle Klärung einfacher Fragen.
- Guidelines / Richtlinien für die Klärung komplexerer Fragen.
- Schritt-für-Schritt-Anleitungen
- FAQs
- Videos zu bestimmten Fragestellungen
- Austausch-Plattform (Forum / Chat)
- Café-Corner-Calls bei denen sich die Mitarbeiter zusammen mit KeyUsern und IT-Mitarbeitern austauschen können.
- Call-an-Expert-Termine bei denen komplizierte Fragen einem Experten vorgetragen und im besten Fall bereits beantwortet werden können.
- Einführungsschulungen
- Power-User- / VIP-Schulungen
Solche Schulungsmaßnahmen können sowohl intern vom Unternehmen als auch extern von Schulungsanbietern oder Bildungseinrichtungen angeboten werden. Es ist wichtig, die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter und des Unternehmens zu berücksichtigen, um maßgeschneiderte Schulungsprogramme zu entwickeln, die zur beruflichen Weiterentwicklung der Mitarbeiter beitragen.
Im Kommunikationskonzept werden Schulungen als ein wichtiger Bestandteil betrachtet, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse besitzen, um effektiv und professionell zu arbeiten und von den Veränderungen nicht überfordert werden. Dadurch können Schulungen dazu beitragen, Missverständnisse zu minimieren, die interne Zusammenarbeit zu stärken und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Schulungen sollten daher regelmäßig angeboten und an die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst werden.
Unser Vorgehen
Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir ein Kommunikationskonzept und machen Vorschläge zur Useradoption und zu Mitarbeiterschulungen, die bereits im Kommunikationskonzept erfasst werden. Dazu gehört auch ein Kommunikationsprozess. Sie erhalten nicht das Kommunikationskonzept, sondern einen Maßnahmenkatalog zu den Umsetzungen und eine Roadmap für das weitere Vorgehen.
Haben Sie weitere Fragen zur Konzeption oder zur Implementierung? Die HOLAGIL freut sich darauf, Ihre Fragen beantworten zu dürfen und unterstützt Sie gerne dabei, mit den nächsten Schritten fortzufahren. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf, für alle Fragen rund um IT-Governance.
