Wo sind meine Daten? Warum Suchen ein Problem ist.
Der durchschnittliche Büromitarbeiter befasst sich zwischen 20 und 30 Prozent seiner Arbeitszeit mit der Suche nach Daten, Dokumenten und Informationen. Das sind zwischen 1,5 und 2,5 Std. des Arbeitstages. Jeden Tag. Führungskräfte benötigen in der Regel noch mehr Zeit, um Informationen zu suchen und zusammenzutragen. Abgesehen von der Zeit, in der dann andere, wichtigere Aufgaben nicht erledigt werden können, entstehen dadurch weitere Probleme, auf die wir noch eingehen wollen. Zuerst befassen wir uns mit den Gründen.
Gründe, warum gesucht wird
Häufig ist überhaupt nicht klar, wo eine bestimmte Information oder ein Dokument abzulegen ist. Egal ob man sich in der klassischen Ordnerstruktur oder in der Cloud befindet, jeder Mitarbeiter legt Dokumente in der Regel nach seiner eigenen Vorstellung ab und die ist oft nicht einmal konsequent. Entsprechend müssen Mitarbeiter ihre eigenen Dokumente suchen, weil sie nach einer gewissen Zeit sich nicht mehr daran erinnern können, wo diese abgelegt wurden.
Zweitens legen Kollegen und Kolleginnen die Dokumente oft anders ab als man selbst. Geteilte Dokumente suchen wir aber an Stellen, an denen wir sie selbst ablegen würden, zuerst und finden sie nicht.
Bei beiden Punkten ließe sich mit Suchmaschinen noch einfach Abhilfe schaffen, doch drittens ist die Namensgebung oftmals nicht eindeutig oder repräsentiert nicht den gesuchten Inhalt. Namen können eben nicht alle Informationen zur Identifikation eines Dokuments enthalten. Wenn wir den Namen einer Datei nicht kennen, wird die Suche erschwert, gerade dann, wenn Stichwörter häufig vorkommen.
Darüber hinaus werden Dokumente oftmals mehrfach abgelegt. Bei jeder Bearbeitung entsteht eine neue Version, obwohl das in modernen Ablage- und Dokumentenmanagementsystemen überhaupt nicht erforderlich sind. Die Plattformen versionieren eigenständig, sodass alte Versionen jederzeit verglichen und wiederhergestellt werden können.
Fünftens sind Dokumente, die ich sehen kann, in der Regel auch von mir zu öffnen. Manchmal ist es aber gewünscht Informationen finden, jedoch nicht einsehen zu können, weil sie entsprechenden Schutzklassen unterliegen.
Die Gefahren der ungeordneten Ablage
Von der Zeit der Informationssuche haben wir bereits gesprochen. Obwohl sie für Unternehmen eine teure Sache ist, ist sie nicht der einzige wichtige Faktor, der Sie dazu bringen sollte, das Problem anzugehen.
Unternehmensdaten,
- die nicht aufgefunden werden können, gehen verloren.
- von denen wir nicht die aktuelle Version finden können, sind falsch und können Kosten verursachen.
- die am falschen Ort liegen und deshalb nicht gesichert werden, können verloren gehen.
- die nicht korrekt abgelegt werden, stehen vielleicht den falschen Personen zur Verfügung und können gestohlen werden
Neben den internen Kosten die dabei entstehen gibt es noch die DSGVO, durch die eine datenschutzkonforme Verarbeitung von Daten geregelt wird.
Wenn wir nicht wissen, wo unsere Daten liegen, können wir den Zugriff nur schwer regeln und somit können Daten in die Hände von Unbefugten gelangen. Dies kann zu empfindlichen Strafen (bis zu 20 Mio Euro bzw. 4% des Gesamtjahresumsatzes, je nachdem was höher ist) führen.
Außerdem müssen personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn der Verarbeitungszweck entfällt. Wenn wir aber keinen Überblick über unsere Daten haben, ist es schwer, herauszufinden welche Daten gelöscht werden müssen. Ein Verstoß gegen die Löschpflicht führt zu den gleichen hohen Strafen entsprechend der DSGVO.
Ziele der datenschutzkonformen Ablage
Finden statt suchen, ist eines der Hauptziele. Wenn Daten so organisiert sind, dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wissen, wo sie die Informationen und Dokumente finden, die Suche danach einfach gefiltert und sortiert werden kann, dann kann dies die Suchzeiten deutlich reduzieren.
Dazu muss man sich über einige Punkte klar werden:
- Welche Datenablagen gibt es im Unternehmen?
- Welche Zweckbindung hat welche Datenablage und dient der Ablage eines bestimmten Dokumentes?
- Welche Datenablagen dürfen in bestimmten Fällen nicht benutzt werden?
- Wie wird mit verschiedenen Versionen der Dokumente umgegangen?
- Wie sollen Dokumente benannt werden
- und wie sind sie zu klassifizieren und mit Schlagworten zu versehen?
Wenn durch klare Regeln die Datenablage vereinheitlicht wird, dann wird dadurch klarer, wo Dokumente zu finden sind und wie sie abgelegt werden sollen.
Das funktioniert aber nur, wenn sich alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an die gleichen Regeln halten. Ablageregeln müssen daher klar, verständlich und eindeutig sein.
Werden Dokumente auf diese Art abgelegt und klassifiziert, können wir auch weitere Maßnahmen zur datenschutzkonformen Verarbeitung durchführen.
Im Anfang steht ein Ablagekonzept, dass diese Regeln beschreibt. Darauf aufbauend sind ein Löschkonzept sinnvoll, das manuelle und automatische Löschprozesse definiert, und ein Nutzungskonzept, das die Nutzung von Applikationen und Daten beschreibt und weitere technische Maßnahmen regeln.
In modernen Cloud-Systemen gibt es Sensitivity- und Retention-Regelungen. Erste definieren den Zugriff auf Dokumente und regeln auch, ob der Empfänger die Daten weitergeben darf, letze regeln, ob Dokumente nach einer gewünschten Frist automatisch ihre Gültigkeit verlieren und einem Löschprozess zugeführt werden.
Das Ablagekonzept und die Cloud
Das Ablagekonzept beschreibt, welche Ablagen zu welchen Zwecken genutzt werden und wie die Ablagereln sind. In modernen Cloudsystemen gibt es oft verschiedene Ablage, die man als Mitarbeiter zur Verfügung hat. Wer beispielsweise OneDrive for Business für personenbezogene Daten oder als Projektablage benutzt, der kann schnell sein blaues Wunder erleben. Diese ablage ist nur für die persönlichen Dokumente eines Mitarbeiters und zur Synchronisation gedacht. Verlässt ein Mitarbeiter, der Dokumente über OneDrive mit einem Projektteam geteilt hat, entzieht bei der Löschung seines Kontos allen anderen den Zugriff. Das heißt, Dokumente werden gelöscht, wenn der Mitarbeiter gelöscht wird. Außerdem können technische Maßnahmen in OneDrive oft nicht greifen. Ein automatischer Löschprozess über alle persönlichen OneDrives ist nur schwer zu realisieren und kaum datenschutzkonform. Man müsste einem technischen Benutzer Zugriff auf alle OneDrives geben, was nicht nur ein Sicherheitsrisiko darstellt, sondern auch die persönliche Ablage der Mitarbeiter einer Art Überwachung preisgibt. Aber diese soll eben der pesönlichen Dokumentenablage dienen und nicht generell überwacht werden.
Neben OneDrive existieren noch Teams und SharePoint als Ablagemöglichkeiten in der M365-Cloud, andere Cloud-Anbieter haben entsprechende Angebote. Technisch sind alle Ablagen miteinander verwandt, für die organisatorischen Maßnahmen ist eine klare Trennung aber sinnvoll.
Solche Betrachtungen sind Teil eines Ablagekonzepts. Aus diesem werden wiederherum Maßnahmen initiiert, die der Information und Schulung der Mitarbeiter dienen. Mitarbeiter müssen ein klares Verständnis von den Regeln haben, an die sie sich halten sollen, und sie sollten auch stets wissen, wofür diese Regelungen gut sind. Die Motivation der Mitarbeiter, sich an diese Regelungen zu halten, kann nur dadurch erreicht werden, dass es ein klares Konzept, eine gute Kommunikation und einfach lesbare, gute Materialen gibt, die den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zur Verfügung gestellt werden.
Nach einem Ablagekonzept können Lösch- und Nutzungskonzepte erstellt werden und technische Maßnahmen eingeführt werden.
Unser Vorgehen
Wir beginnen mit einem Governance-Workshop, bei dem wir ihren Reifegrad analysieren und ihre IT-Landschaft abfragen. Das hat den Grund, Sie besser kennenzulernen, und Empfehlungen für die nächsten Schritte geben zu können. Oftmals gehen viele Themen ineinander über und sollten nicht stets einzeln betrachtet werden. Für eine sinnvolle Ausrichtung der Konzeptarbeit ist es wichtig, dass wir ein tiefergehendes Verständnis über Sie und Ihre Arbeitsweise erhalten. Aus dem ersten Governance-Workshop herausstellen wir Ihnen die wichtigsten Schritte zu einem Ablagekonzept vor, dass wir dann in den nächsten Wochen gemeinsam mit Ihnen entwickeln. Das Ablagekonzept ist ein von uns für Sie empfohlener Weg, Dokumente und Daten bestmöglich in der Cloud (und auf Wunsch in weiteren Anwendungen / Plattformen) abzulegen. Es dient auch als Grundlage für die erfolgreiche Implementierung.
Haben Sie weitere Fragen zur Konzeption oder zur Implementierung? Die HOLAGIL freut sich darauf, Ihre Fragen beantworten zu dürfen und unterstützt Sie gerne dabei, mit den nächsten Schritten fortzufahren. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf, um ab sofort zu finden statt zu suchen.
